Stalčius pilnas vizitinių kortelių – tikriausiai kiekvienas, kuris bent kiek aktyviau dalyvauja verslo renginiuose, konferencijose ar tiesiog dažnai bendrauja su naujais žmonėmis, žino šitą jausmą. Kortelės kaupiasi, dulka, o vėliau, kai jų prireikia, niekaip negali rasti tos vienos, kurios reikia būtent dabar. Popierinė vizitinė kortelė kaip idėja yra graži – ji fiziška, ją galima paduoti, palaikyti rankoje, bet praktiškai ji dažnai tampa tiesiog šiukšle stalčiuje, jei jos duomenys niekur nepatenka toliau.
Būtent čia į sceną įžengia skaitmeninimas. Ir ne, tai nereiškia, kad reikia atsisakyti pačių kortelių – jos vis dar turi savo vietą verslo etiketo pasaulyje. Kalbame apie tai, kaip informaciją iš tų kortelių paversti kažkuo naudingu: kontaktu telefone, įrašu CRM sistemoje, dalimi jūsų verslo tinklo, kurį realiai galite naudoti.
Kodėl apskritai verta kabintis prie šitos temos
Galima pagalvoti – na, kortelė ir kortelė, kam tas visas vargas su skaitmeninimu. Bet pagalvokime apie skaičius. Vidutinis verslo žmogus per metus surenka nuo kelių dešimčių iki kelių šimtų vizitinių kortelių, priklausomai nuo srities. Pardavimų specialistai, rinkodaros žmonės, renginių organizatoriai – jiems tas skaičius dar didesnis.
Jei kiekvieną tą kortelę reikėtų ranka suvesti į telefoną ar kompiuterį, tai užimtų valandų valandas. O laikas, kaip žinia, yra pati brangiausia valiuta technologijų pasaulyje. Skaitmeninimas išsprendžia keletą problemų vienu kartu: informacija tampa paieškoma, ją galima sinchronizuoti tarp įrenginių, integruoti į kontaktų valdymo sistemas ir, svarbiausia, ji nepradingsta kartu su suplyšusia ar išblukusia kortele.
Be to, yra ir emocinė pusė – kai po mėnesio ar dviejų po konferencijos parašai žmogui laišką, remdamasis tvarkinga informacija apie jį (kompanija, pareigos, kontaktai), tai atrodo daug profesionaliau nei bandymas prisiminti, iš kur ta korta atsirado tavo krepšyje.
OCR – technologija, kuri viską daro už tave
Visos šiuolaikinės vizitinių kortelių skaitmeninimo aplikacijos remiasi optiniu simbolių atpažinimu, arba tiesiog OCR (Optical Character Recognition). Idėja paprasta: nufotografuoji kortelę, o programa „perskaito” tekstą ir sudeda jį į atitinkamus laukelius – vardą, pavardę, pareigas, įmonę, telefono numerį, el. paštą.
Realybėje tai nėra taip paprasta, kaip skamba. Vizitinės kortelės būna įvairiausių dizainų – su neįprastais šriftais, spalvotais fonais, logotipais, kurie maišosi su tekstu. Geros OCR sistemos šiandien naudoja mašininio mokymosi algoritmus, kurie moka atskirti, kur yra tikras tekstas, o kur – dizaino elementas. Jos taip pat geba atpažinti struktūrą: supranta, kad eilutė su „@” simboliu tikriausiai yra el. paštas, o skaičių seka su „+370” – telefono numeris.
Įdomu tai, kad kuo daugiau kortelių tokia sistema „perskaito”, tuo tiksliau ji dirba – tai klasikinis mašininio mokymosi principas. Todėl didesnės, populiaresnės aplikacijos dažnai duoda geresnius rezultatus nei mažos nišinės programėlės, tiesiog dėl to, kad jų algoritmai treniruoti ant didesnio duomenų kiekio.
Kokie įrankiai realiai veikia
Rinka pilna sprendimų, ir verta žinoti bent keletą kategorijų, kad nesijaustum pasiklydęs.
Mobiliosios aplikacijos – tikriausiai populiariausias pasirinkimas smulkiajam verslui ir individualiems naudotojams. Programėlės leidžia nufotografuoti kortelę tiesiog telefonu, ir per kelias sekundes gauni tvarkingą kontaktinį įrašą. Dauguma jų taip pat siūlo galimybę pridėti pastabas, priskirti žymes (pvz., „susitikimas konferencijoje X”), o kai kurios netgi automatiškai susieja kontaktą su LinkedIn profiliu.
CRM integruoti sprendimai – jei dirbi didesnėje organizacijoje, kur naudojamas pardavimų valdymo įrankis, dažnai jame jau yra įmontuota galimybė nuskaityti korteles tiesiai į sistemą. Tai patogu, nes duomenys iškart atsiduria ten, kur juos matys ir kiti komandos nariai, nesant reikalo dubliuoti darbo.
Specializuotos skaitmeninimo paslaugos – yra kompanijų, kurios siūlo masinį kortelių skaitmeninimą su žmogaus patikra. Tai reiškia, kad po automatinio OCR nuskaitymo realus žmogus peržiūri ir pataiso klaidas. Tai brangesnis variantas, bet naudingas, kai turi tikrai daug kortelių arba kai tikslumas yra kritiškai svarbus (pvz., teisininkų kontorai, kur klaida kontaktuose gali kainuoti prarastą klientą).
Kur dažniausiai suklystama
Praktika rodo, kad žmonės, pradėję skaitmeninti korteles, dažnai daro tas pačias klaidas. Pirma – pasitiki technologija aklai ir nepatikrina rezultato. OCR, kad ir koks geras, kartais supainioja „0” su „O” arba nurašo netvarkingai išspausdintą numerį klaidingai. Vienas neteisingas skaičius telefono numeryje reiškia, kad kontaktas praktiškai tampa nenaudingas.
Antra klaida – nesugalvojama sistema, kaip organizuoti gautus kontaktus. Nuskaityti šimtą kortelių į vieną bendrą sąrašą be jokių žymų, kategorijų ar konteksto – tai beveik tas pats, kas jų neskaitmeninti visai. Po pusmečio niekas neprisimins, kas tas žmogus ir kodėl jo kontaktas išvis atsirado.
Trečia – pamirštama apie dublikatus. Jei tas pats žmogus duoda kortelę du kartus (pavyzdžiui, dviejuose skirtinguose renginiuose), o tu kiekvieną kartą ją skaitmenini iš naujo, greitai susikaupia netvarka su keliais to paties kontakto įrašais, kartais net su skirtinga informacija (pvz., pasikeitusiomis pareigomis).
Duomenų saugumas – tema, kurios nereikėtų ignoruoti
Vizitinė kortelė gali atrodyti kaip nekaltas popieriaus gabalėlis, bet joje esanti informacija – tai asmens duomenys. Vardas, pavardė, darbovietė, kontaktai – visa tai patenka po BDAR (bendrojo duomenų apsaugos reglamento) skėčiu, jei kalbame apie Europos Sąjungą.
Renkantis aplikaciją ar paslaugą kortelių skaitmeninimui, verta atkreipti dėmesį, kur ir kaip saugomi duomenys. Kai kurios programėlės duomenis apdoroja debesyje, priklausančiame kompanijoms už ES ribų, o tai reiškia papildomų teisinių niuansų, ypač jei kalbi apie klientų ar verslo partnerių kontaktus, o ne tik savo asmeninę adresų knygelę.
Praktinis patarimas – prieš pasirenkant įrankį, peržiūrėk jo privatumo politiką, patikrink, ar yra galimybė duomenis eksportuoti ir ištrinti, jei nuspręsi keisti sistemą. Ir, žinoma, jei renkama informacija apie kitus žmones profesiniais tikslais, verta turėti aiškią politiką, kaip ir kiek laiko ta informacija bus saugoma.
Kaip tai integruojasi su platesniu skaitmeniniu ekosistemos vaizdu
Vizitinių kortelių skaitmeninimas retai kada egzistuoja izoliuotai. Dažniausiai tai tik vienas žingsnis platesniame kontaktų ir santykių valdymo procese. Suskaitmeninta kortelė idealiu atveju keliauja tiesiai į CRM sistemą, susijungia su el. pašto rinkodaros įrankiu, galbūt net automatiškai suplanuoja priminimą susisiekti po savaitės.
Kai kurios sistemos eina dar toliau ir bando praturtinti duomenis – automatiškai surasti žmogaus LinkedIn profilį, papildyti informaciją apie kompaniją iš viešų duomenų bazių, netgi pridėti nuotrauką. Tai jau kalbame apie duomenų praturtinimą (data enrichment), kuris paverčia paprastą kontaktą į pilnavertį profilį, naudingą tiek pardavimams, tiek tinklaveikai.
Verta paminėti ir priešingą tendenciją – vis daugiau žmonių apskritai atsisako popierinių kortelių ir pereina prie skaitmeninių alternatyvų: NFC kortelių, QR kodų, kurie tiesiogiai atidaro kontaktinę informaciją telefone, ar tiesiog dalinimosi per programėles kaip LinkedIn. Tai iš esmės išsprendžia skaitmeninimo problemą iš pradžių, nes informacija jau gimsta skaitmeniniu formatu.
Vietoj taško – keletas minčių, kurias verta pasidėti į galvą
Jei norite pradėti tvarkyti savo vizitinių kortelių chaosą, štai keletas praktinių žingsnių, kurie realiai veikia. Pirma, pasirinkite vieną įrankį ir laikykitės jo – nešokinėkite tarp kelių aplikacijų, nes tai sukurs dar didesnę netvarką nei ta, kurią bandote išspręsti. Antra, skaitmeninkite kortelę kuo greičiau po gavimo, geriausia tą pačią dieną – atmintis apie kontekstą (kur, kada, kodėl susitikote) blėsta greitai, o tas kontekstas dažnai yra vertingesnis už patį kontaktą.
Trečia – neapsiribokite vien vardu ir telefonu. Pridėkite bent trumpą pastabą apie pokalbį, apie ką kalbėjotės, kokie buvo susitarimai. Būtent tai atskiria tvarkingą kontaktų bazę nuo paprasto vardų sąrašo. Ketvirta – periodiškai (bent kartą per pusmetį) peržiūrėkite savo skaitmeninę kontaktų bazę ir išvalykite tai, kas nebeaktualu. Žmonės keičia darbus, pareigas, net kompanijas – pasenusi informacija ilgainiui tampa balastu.
Ir galiausiai – nepamirškite, kad technologija čia yra įrankis, ne tikslas. Skaitmeninimas neturi vertės pats savaime, jei kontaktai lieka gulėti duomenų bazėje niekada nenaudojami. Tikroji vertė atsiranda tada, kai suskaitmeninta informacija tampa pagrindu realiam bendravimui – laiškui, skambučiui, susitikimui, kuris galbūt niekada nebūtų įvykęs, jei ta korta būtų likusi gulėti stalčiuje kartu su dešimtimis kitų, kurias jau seniai pamiršote, iš kur jos atsirado.
