Elektroninis parašas seniai nebėra kažkokia egzotika ar IT specialistų žaislas – tai kasdienis įrankis, be kurio sunkiai apsieina tiek verslininkas, tiek eilinis gyventojas, tvarkantis reikalus su valstybinėmis institucijomis. Sutartys, deklaracijos, bankiniai dokumentai, net darbo santykių formalumai – viskas persikėlė į skaitmeninę erdvę, o popierinis parašas su parkeriu tampa vis rečiau reikalinga procedūra. Klausimas tik toks: kaip iš tikrųjų pasidaryti tą elektroninį parašą, kuris būtų teisiškai galiojantis, o ne tik gražiai atrodantis paveikslėlis su ranka rašytu vardu?
Kuo skiriasi elektroninis parašas nuo tiesiog nuskenuoto parašo
Pirmiausia verta išsiaiškinti vieną dažną nesusipratimą. Jei nusiskenuoji savo parašą popieriuje, įkeli jį kaip paveikslėlį į PDF failą ir tada „pasirašai” dokumentą – tai nėra elektroninis parašas teisine prasme. Tai tiesiog vizualinis elemento imitavimas, kuris neturi jokios apsaugos nuo klastojimo ir dažniausiai neturi jokios juridinės galios rimtuose sandoriuose.
Tikras elektroninis parašas – tai kriptografinis mechanizmas, kuris patvirtina tris dalykus: kas pasirašė dokumentą, kad dokumentas nebuvo pakeistas po pasirašymo, ir kada tiksliai tai įvyko. Europos Sąjungoje galioja eIDAS reglamentas, kuris skirsto elektroninius parašus į tris lygius – paprastą, patobulintą ir kvalifikuotą. Būtent kvalifikuotas elektroninis parašas (KEP) turi tokią pat teisinę galią kaip ir ranka pasirašytas dokumentas visose ES šalyse.
Lietuvoje dažniausiai naudojami du kvalifikuoto parašo variantai – mobilusis parašas ir asmens tapatybės kortelė su skaitmeniniu sertifikatu. Abu jie leidžia pasirašyti dokumentus taip, kad tas parašas būtų pripažįstamas teismuose, bankuose, mokesčių inspekcijoje ir visur kitur, kur reikalaujama juridiškai galiojančio patvirtinimo.
Mobilusis parašas – populiariausias variantas
Jei reikia greito ir patogaus sprendimo, mobilusis parašas šiuo metu yra pats populiariausias būdas Lietuvoje. Norint jį įsigyti, reikia kreiptis į savo mobiliojo ryšio operatorių – Telia, Tele2 ar Bitė šią paslaugą siūlo praktiškai identiškomis sąlygomis. Reikės atvykti į operatoriaus saloną su asmens tapatybės dokumentu, pasirašyti sutartį ir gauti naują SIM kortelę su įdiegtu skaitmeniniu sertifikatu.
Procesas nėra sudėtingas, tačiau verta žinoti keletą niuansų. Naują SIM kortelę reikia įdėti į telefoną vietoj senosios, o tai reiškia, kad kuriam laikui gali reikėti pakęsti nepatogumus, susijusius su numerio perkėlimu tarp kortelių, jei naudojate dviejų SIM telefoną. Aktyvavimas dažniausiai užtrunka nuo kelių valandų iki paros priklausomai nuo operatoriaus.
Naudojant mobilųjį parašą, pasirašymo procesas atrodo taip: prisijungi prie sistemos (banko, valstybinės institucijos ar bet kurios kitos, palaikančios šį autentifikavimo būdą), pasirenki mobiliojo parašo variantą, įvedi savo telefono numerį, o tada telefone gauni pranešimą su prašymu patvirtinti veiksmą, įvedant asmeninį PIN kodą. Viskas užtrunka kelias sekundes, o svarbiausia – nereikia jokių papildomų įrenginių ar programų diegimo kompiuteryje.
Asmens tapatybės kortelė – senesnis, bet patikimas metodas
Kitas variantas – naudoti asmens tapatybės kortelę, kurioje yra integruotas skaitmeninis sertifikatas. Šis metodas reikalauja šiek tiek daugiau techninių pastangų, nes reikia turėti fizinį kortelės skaitytuvą, prijungtą prie kompiuterio, bei įdiegtą specialią programinę įrangą.
Reikalinga programa vadinasi „ID Registrų centro” arba panašiai priklausomai nuo šalies – Lietuvoje tai dažniausiai yra Registrų centro teikiama programinė įranga, kurią galima nemokamai atsisiųsti iš oficialaus tinklalapio. Skaitytuvą galima nusipirkti elektronikos parduotuvėje už gana nedidelę kainą, dažniausiai iki 20-30 eurų.
Šis metodas patogus tiems, kurie dažnai dirba nuo vieno kompiuterio ir nenori priklausyti nuo telefono ryšio ar akumuliatoriaus įkrovos. Trūkumas tas, kad negalėsi pasirašyti dokumento spontaniškai, būdamas kelyje ar be prieigos prie savo darbo kompiuterio su prijungtu skaitytuvu.
Kaip realiai pasirašyti dokumentą
Turint bet kurį iš minėtų įrankių, pats pasirašymo procesas dažniausiai vyksta per specializuotas platformas. Lietuvoje populiariausia yra DokoBit sistema, kuri leidžia įkelti PDF ar kitokį dokumentą, pasikviesti kitus pasirašančius asmenis el. paštu ir gauti galutinį pasirašytą failą su visais reikalingais kriptografiniais žymenimis.
Kitas variantas – valstybinis e. pristatymo portalas arba tiesiogiai per elektroninę valdžios vartų sistemą, jei reikia pasirašyti dokumentus, susijusius su valstybinėmis paslaugomis. Daugelis bankų taip pat integruoja galimybę pasirašyti sutartis tiesiogiai internetinės bankininkystės sistemoje, naudojant tą patį mobilųjį parašą ar el. bankininkystės kodus.
Verslo aplinkoje dažnai naudojamos ir tarptautinės platformos, tokios kaip DocuSign ar Adobe Sign, tačiau reikia atkreipti dėmesį – jos dažniausiai suteikia paprastą arba patobulintą elektroninį parašą, o ne kvalifikuotą, jei nėra papildomai integruota su nacionaliniais sertifikavimo centrais. Jei reikia teisiškai svaraus dokumento su Lietuvos partneriais, saugiau rinktis DokoBit ar analogišką sprendimą, kuris palaiko nacionalinius sertifikatus.
Kada užtenka paprasto parašo, o kada būtinas kvalifikuotas
Ne visada reikia sunkiosios artilerijos. Jei siunčiate vidinį įmonės dokumentą kolegai patvirtinimui arba pasirašote nesvarbų susitarimą, dažnai užtenka net elektroninio laiško su patvirtinimu arba paprasto elektroninio parašo per DocuSign tipo platformą. Tokiu atveju svarbiausia – šalių sutarimas, kad toks patvirtinimo būdas jas tenkina.
Tačiau kai kalba eina apie nekilnojamojo turto sandorius, notarinius veiksmus, oficialius pareiškimus valstybinėms institucijoms, darbo sutartis ar bet kokius dokumentus, kurie gali tapti ginčo objektu teisme – čia jau būtinas kvalifikuotas elektroninis parašas. Lietuvos teisė aiškiai numato, kad tik KEP prilygsta ranka pasirašytam dokumentui be jokių papildomų sąlygų.
Verta paminėti ir tokį niuansą – kai kurios institucijos, pavyzdžiui, VMI ar Sodra, turi savo specifinius reikalavimus, kokį būtent identifikavimo ar pasirašymo būdą jos priima. Prieš pradedant procesą, visada apsimoka patikrinti konkrečios institucijos svetainėje, kokie parašo tipai yra priimtini.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Vienas dažniausių nusiskundimų – žmonės pamiršta PIN kodus, susijusius su mobiliuoju parašu ar ID kortele. Skirtingai nei paprastas telefono PIN, šie kodai negali būti lengvai atkurti – dažniausiai reikia vykti į operatoriaus saloną arba Registrų centrą fiziškai, kad kodai būtų atstatyti. Patarimas – užsirašykite juos saugioje vietoje, bet jokiu būdu ne telefone tekstiniu pranešimu ar nepridengtame lape šalia kompiuterio.
Kita dažna problema – pasibaigęs sertifikato galiojimas. Mobiliojo parašo sertifikatai ir ID kortelės sertifikatai turi galiojimo laiką, dažniausiai kelerius metus. Jei bandote pasirašyti dokumentą ir gaunate keistą klaidos pranešimą, pirmiausia patikrinkite, ar sertifikatas dar galioja – tai galima padaryti per operatoriaus programėlę arba Registrų centro sistemą.
Taip pat žmonės kartais sumaišo, kurį PIN kodą reikia įvesti – mobiliajam parašui dažniausiai yra du skirtingi kodai: vienas autentifikacijai (prisijungimui), kitas – pačiam pasirašymui. Jei sistema prašo PIN2, o įvedate PIN1, natūralu, kad viskas žlugs.
Vietoj išvadų: kelrodis per skaitmeninio parašo džiungles
Jei reikėtų viską sudėti į vieną praktinį patarimą – pradėkite nuo mobiliojo parašo. Jis universaliausias, nereikalauja papildomos įrangos, o aktyvavimas trunka vos vieną vizitą pas operatorių. ID kortelės variantas tinka tiems, kas dirba stacionariai ir nori turėti alternatyvą, jei mobilusis ryšys kartais pavargsta ar akumuliatorius išsikrauna nesvarbiausiu momentu.
Renkantis platformą dokumentams pasirašyti, orientuokitės į tai, su kuo dirbate – jei tai Lietuvos verslo partneriai ar valstybinės institucijos, DokoBit ar analogiškas nacionalinį sertifikavimą palaikantis įrankis bus patikimesnis pasirinkimas nei tarptautinės sistemos, orientuotos į paprastą parašą.
Ir galiausiai – nepamirškite, kad elektroninis parašas yra tiek pat vertingas ir pažeidžiamas, kiek ir jūsų banko kortelės PIN kodas. Niekam nesiųskite savo sertifikato duomenų, saugokite PIN kodus atsakingai ir reguliariai tikrinkite, ar jūsų sertifikatas dar galioja, ypač jei ruošiatės svarbiam sandoriui. Skaitmeninis pasaulis atleido mus nuo eilių prie notaro langelio, bet reikalauja šiek tiek daugiau asmeninės atsakomybės už tai, kaip saugome savo skaitmeninę tapatybę.
