Prieš kokius penkerius metus automatizavimas man asocijavosi su gamyklomis, robotais ir konvejerio juostomis. Šiandien situacija visiškai kitokia – automatizavimas gyvena mano telefone, kompiuteryje, net šaldytuve. Ir svarbiausia – jam nereikia programuotojo diplomo, tik šiek tiek smalsumo ir noro nebekartoti tų pačių veiksmų šimtą kartų per dieną.
Kai pradėjau domėtis šia tema, greitai supratau vieną dalyką: didžioji dalis mūsų kasdienių rutinų susideda iš pasikartojančių, nuobodžių žingsnių. Patikrinti paštą, perkelti failą, atsakyti į tą patį klausimą penkis kartus, priminti sau apmokėti sąskaitą. Visa tai galima perleisti scenarijams, kurie veikia fone, kol tu geri kavą.
Kodėl automatizavimas nebėra tik IT specialistų žaislas
Anksčiau, norint sukurti bet kokį automatinį procesą, reikėjo mokėti bent Python arba JavaScript. Dabar rinkoje pilna įrankių, kurie veikia pagal principą „vilkti ir mesti“. Zapier, Make (buvęs Integromat), IFTTT – šie pavadinimai jums gali skambėti pažįstamai arba visiškai svetimai, bet esmė ta pati: sujungi du ar daugiau įrankių, ir jie pradeda „kalbėtis“ tarpusavyje be tavo įsikišimo.
Pavyzdžiui, kai gaunu naują sąskaitą faktūrą el. paštu, ji automatiškai išsaugoma Google Drive aplanke, o man ateina pranešimas telefonu. Skamba paprastai, bet būtent tokie maži dalykai per mėnesį sutaupo valandas laiko, kurių anksčiau net nepastebėdavau švaistant.
Svarbiausia – tokie įrankiai leidžia eksperimentuoti nerizikuojant. Jei scenarijus neveikia taip, kaip norėjai, jį tiesiog ištrini ir bandai iš naujo. Nėra jokio slėgio „viską padaryti teisingai iš pirmo karto“, kaip būna kuriant kodą nuo nulio.
Namų automatizavimas: nuo šviesos iki šildymo
Išmanieji namai jau seniai nebėra fantastika iš filmų. Tačiau daugelis žmonių, įsigiję išmanią lemputę ar lizdą, sustoja ties tuo – įjungia per programėlę ir mano, kad tai ir yra automatizavimas. Realybėje tikroji magija prasideda tada, kai įrenginiai pradeda reaguoti vieni į kitus be tavo komandos.
Turiu paprastą scenarijų: kai telefonas prisijungia prie namų Wi-Fi po darbo, automatiškai įsijungia šviesos koridoriuje ir virtuvėje, o šildymas pakyla dviem laipsniais. Kai išeinu iš namų – viskas išsijungia, o durų spynos pačios užsirakina po penkių minučių, jei pamiršau tai padaryti rankiniu būdu.
Home Assistant, SmartThings arba Apple HomeKit leidžia kurti tokias grandines be jokio programavimo – tiesiog per vizualią sąsają. Svarbiausia taisyklė, kurią išmokau po kelių nesėkmių: pradėk nuo vieno paprasto scenarijaus ir tik po to pridėk sudėtingumo. Bandymas iš karto automatizuoti visą butą dažniausiai baigiasi chaosu ir šviesomis, kurios mirksi be jokios logikos.
Darbo procesų automatizavimas: mažiau rutinos, daugiau prasmingo darbo
Darbe automatizavimas man pakeitė požiūrį į „užimtumą“. Anksčiau atrodė, kad kuo daugiau rankiniu būdu tvarkau tabelių, tuo produktyvesnis esu. Dabar suprantu, kad tikra produktyvumo dalis yra tose užduotyse, kurių niekas kitas negali atlikti už tave – kūryboje, sprendimų priėmime, komunikacijoje.
Keletas scenarijų, kurie realiai veikia:
- Nauji užklausų formos įrašai automatiškai patenka į CRM sistemą ir priskiriami atsakingam žmogui pagal temą.
- Kiekvieną pirmadienį automatiškai generuojama savaitės ataskaita iš skirtingų šaltinių duomenų.
- Slack ar Teams gauna pranešimą, kai kliento sąskaita lieka neapmokėta ilgiau nei savaitę.
- El. laiškai su tam tikrais raktažodžiais automatiškai žymimi ir perkeliami į atitinkamus aplankus.
Nė vienam iš šių scenarijų nereikėjo programuotojo. Užteko suprasti loginę seką: kai įvyksta X, padaryk Y. Būtent taip mąsto dauguma šiuolaikinių automatizavimo įrankių – jie veikia pagal „trigger-action“ principą, kurį suprasti gali bet kas, net jei niekada nerašei nė vienos kodo eilutės.
Kai automatizavimas virsta pinigų taupymu
Retai kas susieja automatizavimą su finansais, bet čia slypi vienas įdomiausių pritaikymų. Turiu scenarijų, kuris kiekvieną mėnesį stebi mano prenumeratas – jei kokia nors paslauga, kurios nesu naudojęs 30 dienų, automatiškai gaunu priminimą ją atsisakyti. Per metus tai sutaupė gerokai daugiau, nei tikėjausi.
Panašiai veikia ir automatinis biudžeto stebėjimas: banko sąskaitos duomenys per API perduodami į skaičiuoklę arba specializuotą programėlę, kuri kategorizuoja išlaidas ir įspėja, jei tam tikroje kategorijoje viršijau limitą. Nereikia kiekvieną vakarą sėdėti su sąskaitomis rankose – sistema tai daro už tave, tavo darbas tik peržiūrėti rezultatus.
Įdomu tai, kad kuo daugiau tokių smulkių procesų automatizuoji, tuo aiškesnis tampa vaizdas apie tai, kur realiai keliauja tavo pinigai. Rankiniu būdu vedami įrašai dažnai nutrūksta po dviejų savaičių – automatizuotas procesas veikia tol, kol nesugalvoji jo išjungti.
Klaidos, kurias visi darome pradžioje
Automatizavimo pasaulyje yra viena tiesa, kurios niekas iš karto nepasako: pirmieji bandymai beveik visada bus nevykę. Sukūriau scenarijų, kuris turėjo automatiškai atsakinėti į pasikartojančias el. laiškų užklausas, bet pamiršau nustatyti sąlygą, kada jis turi sustoti. Rezultatas – klientas gavo tą patį automatinį atsakymą septynis kartus per dieną, kol pastebėjau problemą.
Kita dažna klaida – per didelis pasitikėjimas sistema be jokios priežiūros. Automatizavimas nėra „nustatyk ir pamiršk“ dalykas, ypač pačioje pradžioje. Reikia bent kelias savaites stebėti, kaip scenarijus veikia realiomis sąlygomis, nes testavimo aplinka retai atspindi visą kasdienio gyvenimo chaosą.
Taip pat verta atminti, kad ne viską verta automatizuoti. Yra procesų, kuriuose žmogaus sprendimas ar intuicija tiesiog svarbesni už greitį. Bandymas automatizuoti kiekvieną smulkmeną dažnai atima daugiau laiko kuriant ir taisant scenarijus, nei sutaupytų, jei tą veiksmą darytum rankiniu būdu.
Kur pradėti, jei viskas skamba kaip kitas planetos technologija
Jei visa tai skamba įdomiai, bet neaišku, nuo ko pradėti, štai konkretus planas, kurį pats naudojau:
- Vieną savaitę tiesiog stebėk save – užsirašyk visus veiksmus, kuriuos kartoji kasdien ar kas savaitę be jokio kūrybiškumo (el. laiškų tvarkymas, failų perkėlimas, priminimai).
- Pasirink vieną, pačią paprasčiausią rutiną ir pabandyk ją automatizuoti naudodamas nemokamą įrankį, pavyzdžiui, IFTTT arba Zapier nemokamą planą.
- Neskubėk pridėti sudėtingumo – tegul scenarijus veikia savaitę ar dvi, tik tada galvok apie plėtimą.
- Kai vienas scenarijus veikia stabiliai, ieškok sekančio – bet tik tada, kai jauti realų diskomfortą dėl pasikartojančio veiksmo, o ne tik todėl, kad „galima automatizuoti“.
Namų automatizavimui rekomenduočiau pradėti nuo vieno įrenginio – pavyzdžiui, išmanaus lizdo ar termostato – ir tik po mėnesio galvoti apie platesnę sistemą su keliais sujungtais prietaisais.
Kai rutina tampa foninė, o gyvenimas – priekyje
Automatizavimas iš esmės nėra apie technologijas – jis apie laiką, kurio niekada negausim atgal. Kiekviena minutė, praleista rankiniu būdu darant tai, ką galėtų padaryti scenarijus, yra minutė, atimta iš to, kas tikrai svarbu – pokalbio su artimu žmogumi, knygos, kurią seniai norėjai perskaityti, ar tiesiog ramybės be jokios užduoties sąrašo galvoje.
Nereikia iš karto tapti automatizavimo ekspertu ar kurti sudėtingų sistemų su dešimtimis sujungtų įrankių. Užtenka pradėti nuo vieno mažo scenarijaus, kuris išsprendžia vieną realią problemą tavo kasdienybėje. Kai pamatysi, kaip tai veikia, noras automatizuoti daugiau atsiras savaime – ne todėl, kad taip madinga, o todėl, kad pajusi realų skirtumą, kiek daugiau laiko ir energijos lieka dalykams, kurie tikrai svarbūs.
Ir dar viena mintis, kurią verta pasilikti: technologija čia yra tik įrankis. Tikra vertė atsiranda tada, kai ji tampa nematoma – kai užmiršti, kad scenarijus apskritai egzistuoja, nes jis tiesiog veikia, tyliai, fone, palikdamas tau erdvės gyventi, o ne valdyti procesus.
