Kodėl Word vis dar dominuoja, nors visi sako, kad jis pasenęs
Kiekvieną kartą, kai pasirodo naujas produktyvumo įrankis – Notion, Obsidian, Google Docs ar dar kas nors – internetas užsipildo straipsniais apie tai, kaip Microsoft Word pagaliau mirė. Bet žiūrėk, kas nutinka: žmonės vis tiek grįžta prie Word. Darbdaviai reikalauja .docx failų, universitetai priima tik Word formatu, o teisininkai ir gydytojai net neįsivaizduoja gyvenimo be jo.
Tiesa tokia, kad Word yra kaip tas senas automobilis, kurį visi keikia, bet niekas neparduoda – nes jis tiesiog veikia. Ir jei jau naudoji šį įrankį kasdien, gali taip pat išmokti naudoti jį protingai. Nes skirtumas tarp žmogaus, kuris Word naudoja kaip paprastą teksto lauką, ir žmogaus, kuris žino jo galimybes, yra milžiniškas – kalbame apie valandas sutaupyto laiko per savaitę.
Šiame straipsnyje nekalbėsiu apie tai, kaip pakeisti šriftą ar įterpti paveikslėlį. Tai žino visi. Kalbėsiu apie tuos dalykus, kurie iš tikrųjų keičia darbo eigą.
Stiliai – funkcija, kurią visi ignoruoja ir visi apgailestauja
Jei yra vienas dalykas, kurį galėčiau priversti visus Word naudotojus išmokti, tai būtų stiliai (Styles). Ne šrifto dydžio keitimas, ne Bold mygtukas, o tikri stiliai. Ir štai kodėl.
Įsivaizduok tokią situaciją: rašai 50 puslapių ataskaitą. Visos antraštės atrodo vienodai – tu jas suformatavai rankiniu būdu, kiekvieną atskirai. Paskui vadovas sako: „Žinai, pakeiskime antraščių spalvą į tamsiai mėlyną ir šriftą į Calibri.” Ir tu sėdi ir keiti kiekvieną antraštę atskirai. Tai yra tikras pragaras.
Su stiliais tai užtrunka 10 sekundžių. Pakeiti vieną stilių – ir visas dokumentas atsinaujina automatiškai. Štai kaip tai veikia praktiškai:
- Heading 1, Heading 2, Heading 3 – naudok šias antraštėms. Ne tik dėl formatavimo, bet ir dėl to, kad Word automatiškai generuos turinio lentelę iš jų.
- Normal – pagrindinis teksto stilius. Jei nori, kad visas dokumentas atrodytų vienodai, keisk šį stilių, o ne kiekvieną pastraipą atskirai.
- Savo stiliai – galima sukurti ir išsaugoti. Labai naudinga, jei reguliariai rašai tos pačios struktūros dokumentus.
Kaip sukurti savo stilių: suformatuok tekstą taip, kaip nori, tada dešiniuoju pelės mygtuku spustelėk stilių juostoje ir pasirink „Save Selection as a New Quick Style”. Dabar šis formatavimas pasiekiamas vienu paspaudimu visam dokumentui.
Dar vienas privalumas, apie kurį mažai kas kalba: stiliai leidžia naršyti dokumentą per Navigation Pane (View → Navigation Pane). Jei teisingai naudoji antraščių stilius, gauni šoninį meniu su visa dokumento struktūra. Tai ypač naudinga dirbant su ilgais dokumentais – nereikia slinkti per 80 puslapių ieškant vieno skyriaus.
Klaviatūros spartieji klavišai, kurie iš tikrųjų verti mokymosi
Internete pilna sąrašų su 50 Word spartiųjų klavišų. Problema ta, kad 90% jų niekada nenaudosi. Tad čia – tik tie, kurie realiai keičia darbo greitį.
Ctrl + Shift + V – įklijuoti tik tekstą, be formatavimo. Tai turbūt dažniausiai naudojamas spartusis klavišas po Copy/Paste. Kai kopijuoji tekstą iš interneto ar kito dokumento, jis ateina su savo formatavimo bagažu. Šis klavišų derinys viską išvalo.
F4 – pakartoti paskutinį veiksmą. Mažai kas žino šį, bet jis yra stebuklingas. Jei ką tik pakeičiai teksto spalvą, pažymėk kitą tekstą ir spausk F4 – spalva bus pritaikyta automatiškai. Tinka bet kokiam formatavimo veiksmui.
Ctrl + Alt + 1/2/3 – pritaikyti Heading 1, Heading 2, Heading 3 stilių. Greičiau nei ieškoti stilių juostoje.
Shift + F3 – keisti teksto raidžių dydį (mažosios → DIDŽIOSIOS → Pirmoji Didžioji). Labai naudinga, kai turi tekstą, kurį reikia formatuoti, bet nenori rašyti iš naujo.
Ctrl + [ ir Ctrl + ] – mažinti arba didinti šrifto dydį po vieną punktą. Daug tiksliau nei traukti slankiklį.
Alt + Shift + rodyklės – perkelti pastraipas aukštyn arba žemyn. Jei rašai sąrašus ar struktūruotus dokumentus, tai keičia žaidimo taisykles.
Vienas praktinis patarimas: nesistengk išmokti visų iš karto. Pasirink du ar tris, kurie labiausiai tinka tavo darbo tipui, ir naudok juos savaitę. Po to pridėk kitus. Taip jie tikrai įsimins.
Find & Replace – galingesnis nei atrodo
Daugelis žino, kad Ctrl + H atidaro paieškos ir keitimo langą. Bet mažai kas žino, kad šis įrankis gali keisti ne tik tekstą, bet ir formatavimą, specialiuosius simbolius ir netgi naudoti reguliariąsias išraiškas.
Štai keletas neakivaizdžių panaudojimų:
Pašalinti dvigubus tarpus: Lauke „Find” įvesk du tarpus, lauke „Replace” – vieną. Spustelėk „Replace All”. Jei dokumente yra daug dvigubų tarpų (dažna problema, kai tekstas kopijuojamas iš skirtingų šaltinių), tai išsprendžia problemą per sekundę. Kartok kelis kartus, kol „Replace All” praneš, kad pakeitimų nerasta.
Pašalinti tuščias eilutes: Atidaryk Find & Replace, spustelėk „More” ir tada „Special”. Pasirink „Paragraph Mark” du kartus lauke „Find” (gausis ^p^p), o lauke „Replace” palik vieną ^p. Tai pašalins visas dvigubas tuščias eilutes dokumente.
Keisti formatavimą: Find & Replace lange yra mygtukas „Format”. Galima ieškoti teksto su konkrečiu formatavimo stiliumi ir jį pakeisti kitu. Pavyzdžiui, rasti visą tekstą, parašytą raudona spalva, ir pakeisti jį į tamsiai mėlyną.
Wildcard paieška: Pažymėjus „Use wildcards” galima naudoti simbolius kaip * (bet koks tekstas) ar ? (vienas simbolis). Tai leidžia rasti, pavyzdžiui, visus žodžius, prasidedančius „tech” ir baigiantis bet kaip.
Praktinis pavyzdys: tarkime, gauni dokumentą iš kolegos, kuriame visi datos formatai skirtingi – vieni rašo 2024-01-15, kiti 15.01.2024, dar kiti January 15, 2024. Su wildcard paieška galima surasti visus šiuos variantus ir suvienodinti. Tai užtrunka kelias minutes, o ne valandą rankinio darbo.
Automatinis turinys ir kryžminės nuorodos – ilgų dokumentų gelbėtojai
Jei rašai ilgus dokumentus – ataskaitas, diplominius darbus, sutartis – ir vis dar kurti turinio lentelę rankiniu būdu, tai yra tikras laiko švaistymas. Word gali tai padaryti automatiškai, ir ne tik padaryti, bet ir atnaujinti, kai keičiasi puslapių numeriai ar antraštės.
Kaip sukurti automatinę turinio lentelę:
- Įsitikink, kad visos antraštės suformatuotos naudojant Heading stilius (Heading 1, Heading 2 ir t.t.)
- Pastatyk kursorių ten, kur nori turinio lentelės
- Eik į References → Table of Contents
- Pasirink vieną iš automatinių šablonų
Kai pakeičiasi dokumento struktūra, tiesiog dešiniuoju mygtuku spustelėk turinio lentelę ir pasirink „Update Field”. Viskas atsinaujins automatiškai.
Bet dar naudingesnė funkcija – kryžminės nuorodos (Cross-references). Tai leidžia rašyti „žiūrėk 3 skyrių” ir ta nuoroda bus gyva – jei skyrius persikels į kitą vietą, numeris atsinaujins automatiškai. References → Cross-reference – čia galima nurodyti antraštę, paveikslėlį, lentelę ar bet kurį kitą dokumento elementą.
Tą patį principą taikyk paveikslėlių ir lentelių antraštėms. Vietoj to, kad rašytum „1 pav.”, „2 pav.” rankiniu būdu, naudok References → Insert Caption. Word automatiškai sunumeruos visus paveikslėlius ir, jei pridėsi naują paveikslėlį viduryje, visi numeriai perskaičiuos automatiškai.
Makrokomandos – kai kartojasi tas pats veiksmas per daug kartų
Makrokomandos skamba baugiai, bet iš tikrųjų jos yra tiesiog įrašyti veiksmų scenarijai. Jei pastebėjai, kad kiekvieną dieną darai tą patį seką veiksmų Word’e, makrokomanda gali tai automatizuoti.
Paprasčiausias būdas sukurti makrokomandą – įrašymas. View → Macros → Record Macro. Suteiki jai vardą, priskirk klaviatūros spartųjį klavišą ir pradėk daryti veiksmus, kuriuos nori automatizuoti. Kai baigsi, spustelėk Stop Recording. Dabar tas spartusis klavišas atliks visą seką automatiškai.
Praktinis pavyzdys: tarkime, kiekvieną savaitę formatuoji ataskaitas taip pat – pakeiti šriftą, pridedi antraštę, pakeiti paraščių dydžius. Vietoj to, kad tai darytum rankiniu būdu kiekvieną kartą, įrašyk makrokomandą ir vienu paspaudimu gausi suformatuotą dokumentą.
Jei nori daugiau galimybių, Word makrokomandos rašomos VBA (Visual Basic for Applications) kalba. Tai nėra programavimas tikrąja prasme – VBA yra gana paprasta, ir internete pilna pavyzdžių. Galima rasti makrokomandas, kurios, pavyzdžiui, automatiškai išsaugo dokumentą kaip PDF su konkrečiu pavadinimu, arba išsiunčia jį el. paštu.
Vienas svarbus perspėjimas: makrokomandos gali kelti saugumo riziką, nes per jas galima platinti kenkėjišką kodą. Todėl niekada neįjunk makrokomandų dokumentuose, gautų iš nežinomų šaltinių.
Bendradarbiavimas ir komentarai – kaip nedaryti chaoso
Šiuolaikiniame darbo pasaulyje dokumentai retai rašomi vieno žmogaus. Dažniausiai tai yra komandinis darbas, ir Word turi gana gerą įrankių rinkinį tam – jei žinai, kaip juos naudoti teisingai.
Track Changes (Ctrl + Shift + E) – tai funkcija, kuri įrašo visus pakeitimus ir parodo, kas ką pakeitė. Tai standartinis įrankis redagavimui, kai dokumentas keičiasi tarp kelių žmonių. Bet yra vienas dažnas klaidas: žmonės pamiršta išjungti Track Changes prieš siųsdami galutinę versiją. Tada gavėjas gauna dokumentą su visais taisymais matomi. Prieš siųsdamas galutinį dokumentą, visada patikrink: Review → Accept All Changes.
Komentarai – naudok juos, kai nori pasiūlyti pakeitimą, bet nenori jo daryti pats. Review → New Comment arba tiesiog Ctrl + Alt + M. Svarbu: komentaruose visada rašyk konkrečiai. „Pataisyk” – blogas komentaras. „Šis sakinys per ilgas, siūlau padalinti į du” – geras komentaras.
Jei dirbate su OneDrive ar SharePoint, Word leidžia dirbti su dokumentu realiu laiku keliems žmonėms vienu metu – panašiai kaip Google Docs. Tai veikia geriau, nei daugelis tikisi, bet reikia įsitikinti, kad visi naudoja naujausią Word versiją.
Dar vienas patarimas bendradarbiavimui: naudok dokumento versijų istoriją. File → Info → Version History. Čia matosi visos ankstesnės dokumento versijos, ir galima grįžti prie bet kurios iš jų. Tai labai naudinga, kai kažkas netyčia ištrina svarbų tekstą.
Kai Word tampa tikru darbo įrankiu, o ne kančia
Viskas, kas aprašyta šiame straipsnyje, turi vieną bendrą vardiklį: Word yra daug galingesnis, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Problema ta, kad dauguma žmonių jį naudoja kaip pažangų rašomąją mašinėlę – tiesiog spausdina tekstą ir keičia šriftus. Bet po tuo paprastu paviršiumi slypi įrankiai, kurie gali iš esmės pakeisti, kiek laiko praleidžiame prie dokumentų.
Stiliai, automatinis turinys, makrokomandos, pažangus Find & Replace – tai ne tik gražios funkcijos demonstracijoms. Tai realūs laiko taupymo įrankiai. Žmogus, kuris moka naudoti stilius, sutaupo valandas per mėnesį. Žmogus, kuris naudoja automatines turinio lenteles, nebepraleidžia pusvalandžio prieš kiekvieną ataskaitą jas atnaujindamas rankiniu būdu.
Pradėk nuo vieno dalyko. Jei šiandien išmoksi tik vieną naują Word funkciją, tegul tai būna stiliai. Kitą savaitę – automatinė turinio lentelė. Po mėnesio jau turėsi darbo eigą, kuri dirba už tave, o ne prieš tave. Ir kitą kartą, kai kas nors pasakys, kad Word yra pasenęs įrankis, galėsi šypsotis – nes žinosi, kad problema niekada nebuvo pats Word, o tai, kaip jis buvo naudojamas.
