Jei bent kartą ieškojai būdo susitvarkyti savo darbus, projektus ar tiesiog mintis vienoje vietoje, tikrai jau girdėjai apie Notion. Šis įrankis per kelerius metus tapo tikru fenomenu tarp produktyvumo mėgėjų, studentų, startuolių komandų ir net didelių įmonių. Bet štai kas įdomu – dauguma žmonių, atsidarę Notion pirmą kartą, jaučiasi šiek tiek pasiklydę. Tuščias baltas ekranas su daugybe galimybių gali labiau gąsdinti nei įkvėpti.
Šiame straipsnyje pabandysiu paaiškinti, kas iš tikrųjų yra Notion, kodėl jis toks populiarus ir, svarbiausia, kaip pradėti juo naudotis taip, kad nepasimestum jau per pirmąsias dvidešimt minučių.
Kas per daiktas tas Notion ir kodėl visi apie jį kalba
Notion galima apibūdinti kaip kažką tarp užrašinės, duomenų bazės, projektų valdymo sistemos ir wiki puslapio. Skamba painiai, tiesa? Iš tikrųjų idėja yra gana paprasta – vietoj to, kad naudotum penkis skirtingus įrankius (vieną užrašams, kitą užduotims, trečią kalendoriui, ketvirtą dokumentams), viską sudedi į vieną vietą.
Populiarumo priežastis slypi lankstumu. Notion nėra griežtai apibrėžtas įrankis su fiksuota funkcija – jis prisitaiko prie to, kaip tu nori dirbti. Vieni jį naudoja kaip asmeninį dienoraštį, kiti kuria visą įmonės žinių bazę, treti valdo komandos projektus su lentelėmis, kalendoriais ir automatizacijomis. Ta pati programa gali atrodyti visiškai skirtingai priklausomai nuo to, kas ją naudoja.
Yra ir kita priežastis – bendruomenė. Internete pilna šablonų, YouTube vaizdo įrašų, Reddit gijų, kur žmonės dalinasi savo sistemomis. Tai reiškia, kad net jei nesi labai techniškai išprusęs, gali tiesiog pasiimti kažkieno paruoštą šabloną ir pradėti nuo jo.
Pirmieji žingsniai – registracija ir aplinkos apžiūra
Pradžia yra visiškai nemokama ir gana greita. Užtenka nueiti į notion.com, susikurti paskyrą per el. paštą arba prisijungti su Google. Po registracijos programa iškart pasiūlys pasirinkti, ar naudosi ją asmeniškai, ar komandoje – tai turi reikšmės vėlesniam darbo erdvės (workspace) organizavimui, bet visada gali pakeisti vėliau.
Kai pirmą kartą atsiveri Notion, kairėje pusėje matysi šoninę juostą (sidebar) – ten bus tavo puslapiai, mėgstamiausi (favorites), ir galbūt jau kelios pavyzdinės struktūros, kurias sistema sukuria automatiškai. Dešinėje – pagrindinis darbo laukas, kuriame ir vyks visa magija.
Svarbiausia suprasti vieną dalyką: Notion viskas sukasi apie blokus (blocks). Kiekviena eilutė teksto, kiekvienas paveikslėlis, lentelė ar antraštė – tai atskiras blokas, kurį gali laisvai perkelti, keisti, ištrinti ar formatuoti. Kai tai susivoki galvoje, viskas tampa daug logiškiau.
Puslapiai, blokai ir kodėl viskas jaučiasi kaip Lego
Pati geriausia analogija, kurią esu girdėjęs apie Notion – tai skaitmeninis Lego konstruktorius. Turi pagrindinius klausiukus (blokus), iš kurių gali sudėlioti bet ką. Nori paprasto teksto? Rašai kaip Word dokumente. Nori sąrašo su varnelėmis? Įvedi „/todo” ir gauni checkbox sąrašą. Nori lentelės su duomenimis? Įvedi „/table” arba „/database”.
Štai čia ir slypi ta magiškoji „/” komanda, kurią verta įsiminti pačioje pradžioje. Bet kurioje eilutėje parašius pasvirąjį brūkšnį, iššoka meniu su dešimtimis galimų blokų tipų – nuo paprasto teksto iki įterptų vaizdo įrašų, kodo blokų ar net matematinių formulių.
Puslapiai Notion sistemoje gali būti įdėti vienas į kitą kaip rusiškos lėlės. Tai reiškia, kad gali turėti vieną pagrindinį puslapį „Darbas”, o jame – subpuslapius „Projektai”, „Susirinkimų užrašai”, „Idėjos”. Tokia hierarchija leidžia organizuoti informaciją taip, kaip tau patogiausia, o ne pagal kažkieno primestą struktūrą.
Duomenų bazės – ten, kur Notion tikrai išsiskiria
Jeigu paprasti puslapiai ir tekstas yra pagrindas, tai duomenų bazės (databases) yra ta dalis, dėl kurios žmonės iš tikrųjų įsimyli Notion. Duomenų bazė – tai iš esmės struktūrizuota informacija, kurią gali peržiūrėti skirtingais būdais: kaip lentelę, kaip kortelių tablo (board), kaip kalendorių, kaip sąrašą ar net galeriją.
Įsivaizduok, kad kuri projektų sekimo sistemą. Sukuri duomenų bazę su stulpeliais „Užduotis”, „Atsakingas asmuo”, „Terminas”, „Statusas”. Tada tą pačią informaciją gali peržiūrėti kaip paprastą lentelę arba perjungti į Kanban tipo lentą, kur užduotys keliauja per stulpelius „Reikia padaryti”, „Vykdoma”, „Baigta”. Tai ta pati informacija, tik skirtingas jos pateikimas.
Pradedantiesiems rekomenduočiau nesigilinti iš karto į sudėtingas formules ar susietas duomenų bazes (relations, rollups) – tai galingi įrankiai, bet jie gali palaukti, kol apsiprasi su pagrindais. Pradžioje pakanka suprasti, kaip sukurti paprastą lentelę, kaip pridėti stulpelius ir kaip filtruoti bei rūšiuoti įrašus.
Šablonai – nereikia visko kurti nuo nulio
Vienas didžiausių pradedančiųjų klaidų – bandymas iškart susikurti tobulą sistemą nuo tuščio lapo. Tai ne tik ilgai užtrunka, bet ir dažnai baigiasi nusivylimu. Daug protingiau pradžioje pasinaudoti jau paruoštais šablonais.
Notion turi savo šablonų galeriją (Template Gallery), kurioje rasi variantus beveik viskam – nuo asmeninio biudžeto sekimo iki komandos OKR planavimo. Užtenka rasti tinkamą, paspausti „Duplicate” ir šablonas atsiranda tavo darbo erdvėje, paruoštas naudoti.
Be oficialios galerijos, internete yra tūkstančiai nemokamų ir mokamų šablonų, kuriuos sukūrė bendruomenė. Ieškant „Notion templates” Google ar YouTube, rasi variantų kone kiekvienai gyvenimo sričiai – nuo studento konspektų sistemos iki laisvai samdomo darbuotojo klientų valdymo.
Svarbu neperlenkti lazdos – parsisiuntus penkis skirtingus šablonus ir bandant juos visus sujungti į vieną sistemą, greitai atsiranda chaosas. Geriau pasirinkti vieną paprastą struktūrą ir palaipsniui ją tobulinti pagal savo tikrus poreikius.
Mobilioji programėlė ir sinchronizavimas tarp įrenginių
Notion veikia beveik visur – yra programėlės Windows, macOS, iOS, Android sistemoms, taip pat veikia tiesiog naršyklėje. Visi pakeitimai sinchronizuojasi automatiškai, tad jei kažką užsirašai telefone metro stotelėje, tas pats tekstas jau lauks kompiuteryje, kai atsisėsi prie darbo stalo.
Mobilioji versija, tiesą sakant, yra šiek tiek supaprastinta – sudėtingesnes duomenų bazes ar formules patogiau redaguoti kompiuteryje, bet greitam užrašų kūrimui ar peržiūrai telefonas puikiai tinka. Yra ir naudingas trumpasis kelias – galima sukurti Notion piktogramą pradiniame telefono ekrane greitam naujo įrašo sukūrimui.
Verta paminėti ir Notion Web Clipper – naršyklės plėtinį, leidžiantį vienu paspaudimu išsaugoti straipsnius, nuorodas ar puslapių ištraukas tiesiai į savo Notion darbo erdvę. Tiems, kas daug skaito internete ir nori kaupti nuorodas su komentarais, tai tikrai naudingas dalykas.
Kai per daug laisvės virsta problema
Paradoksalu, bet didžiausias Notion privalumas – lankstumas – gali tapti ir didžiausiu iššūkiu. Kadangi galimybių yra tiek daug, lengva prasidėti „sistemos kūrimo” ciklą, kai vietoj to, kad realiai dirbtum, praleidi valandas tobulindamas savo užrašų struktūrą, spalvas ir ikonas.
Šis reiškinys turi net savo pavadinimą bendruomenėje – „productivity porn” arba noras kurti tobulą sistemą vietoj to, kad ja iš tikrųjų naudotumeisi. Jei pastebi, kad daugiau laiko skiri Notion tobulinimui nei realiam darbui, tai signalas sustoti ir tiesiog pradėti naudoti tą sistemą, kokia yra.
Praktinis patarimas – pradėk nuo trijų paprastų puslapių: vieno užduotims, kito užrašams ir trečio projektams ar idėjoms. Naudok juos savaitę ar dvi realiame gyvenime. Tik tada, kai pajusi, kur trūksta struktūros ar kur kažkas nepatogu, pridėk naujus elementus. Sistema turi augti organiškai, pagal realius poreikius, o ne pagal tai, ką pamatai gražiame YouTube video.
Vietoj apibendrinimo – kelios taisyklės, kurios išgelbės nervus
Notion tikrai gali tapti vienu naudingiausiu skaitmeniniu įrankiu, jei pavyksta rasti tinkamą balansą tarp struktūros ir paprastumo. Baigiant norėtųsi palikti kelis konkrečius patarimus, kurie padės išvengti dažniausių klaidų.
Pirma – neieškok tobulos sistemos internete. Kiekvieno žmogaus darbo stilius skiriasi, todėl kažkieno kito sistema, kad ir kokia gražiai atrodytų nuotraukose, gali tau visiškai netikti. Naudok šablonus kaip įkvėpimo šaltinį, bet nebijok juos keisti ar net visiškai atmesti, jei jie netinka.
Antra – išmok klaviatūros trumpinius. „Ctrl+N” (arba „Cmd+N” Mac sistemoje) sukuria naują puslapį akimirksniu, o „/” komanda taupo begalę laiko renkantis bloko tipą. Tokie maži dalykai per savaitę susisumuoja į valandas sutaupyto laiko.
Trečia – nebijok ištrinti ar reorganizuoti. Notion puslapiai nėra iškalti akmenyje. Jei po mėnesio suprati, kad tavo sistema neveikia, drąsiai viską perdaryk. Geriau praleisti valandą pertvarkant struktūrą, nei mėnesius kentėti su nepatogia sistema vien todėl, kad gaila buvo laiko, praleisto ją kuriant.
Ir galiausiai – neskubėk. Notion nėra įrankis, kurį išmoksi per vieną vakarą. Tai greičiau kaip naujas kalbos mokymasis – pradžioje viskas atrodo painu, bet po kelių savaičių reguliaraus naudojimo staiga pastebi, kad jau nebegalvoji apie tai, kaip sukurti lentelę ar pridėti antraštę, tiesiog darai tai automatiškai. Ir būtent tada Notion iš įrankio virsta tikru pagalbininku, kuris padeda susitvarkyti mintis, o ne dar viena programa, kurią reikia „prižiūrėti”.
